Od 1 lipca 2026 r. obowiązują nowe zasady składania wniosków o zasiłki z ubezpieczenia społecznego. W wielu przypadkach nie trzeba już zanosić papierowych dokumentów do ZUS. Wystarczy skan, e-mail, system kadrowy albo wniosek elektroniczny przez PUE/eZUS. Sprawdź, kto przyjmuje dokumenty, kiedy wniosek trafia do pracodawcy, a kiedy bezpośrednio do ZUS.
Od 1 lipca duża zmiana w zasiłkach. Nie zawsze trzeba już biegać z papierami do ZUS
Od 1 lipca 2026 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące składania wniosków o zasiłki z ubezpieczenia społecznego. Zmiana ma uprościć formalności dla pracowników, ubezpieczonych i firm. W wielu przypadkach dokumentów nie trzeba już składać wyłącznie papierowo. Można przesłać je elektronicznie, przez system kadrowy, e-mail, jako skan albo przez PUE/eZUS. Najważniejsze jest jednak ustalenie, kto w danej sytuacji wypłaca zasiłek: pracodawca czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Od tego zależy, gdzie trzeba złożyć wniosek i w jakiej formie można to zrobić.
Zmiany dotyczą osób ubiegających się o zasiłki z ubezpieczenia społecznego, w tym między innymi zasiłek chorobowy i zasiłek opiekuńczy. Dla wielu ubezpieczonych oznacza to mniej formalności i mniej papierowych dokumentów. Nie każdy wniosek trzeba już osobiście dostarczać do placówki albo przesyłać tradycyjną pocztą. Nowe zasady przewidują prostszy obieg dokumentów, także wtedy, gdy pracownik pomyli adresata i złoży wniosek nie tam, gdzie powinien.
Kto wypłaca zasiłek: ZUS czy pracodawca?
Pierwszy krok to sprawdzenie, kto jest płatnikiem zasiłku. Zasada zależy od liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego przez pracodawcę. Jeśli pracodawca zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób, to właśnie on zajmuje się wypłatą zasiłku. W takiej sytuacji pracodawca ustala również prawo do świadczenia i jego wysokość.
Inaczej jest w mniejszych firmach. Jeśli do ubezpieczenia chorobowego zgłoszonych jest do 20 osób, wypłatą zasiłku zajmuje się ZUS. To Zakład Ubezpieczeń Społecznych przyjmuje wtedy dokumenty, ocenia prawo do świadczenia i wypłaca pieniądze.
Ta różnica jest kluczowa, bo od niej zależy, czy wniosek powinien trafić do pracodawcy, czy bezpośrednio do ZUS. Nowe przepisy nie zmieniają samej zasady podziału zadań, ale upraszczają sposób składania dokumentów.
Jak złożyć wniosek o zasiłek, gdy wypłaca go pracodawca?
Jeżeli zasiłek wypłaca pracodawca, pracownik składa wniosek bezpośrednio w firmie. Od 1 lipca 2026 r. może to zrobić na kilka sposobów. Nadal możliwe jest złożenie dokumentu w formie papierowej, z własnoręcznym podpisem.
Nowością i dużym ułatwieniem jest możliwość złożenia wniosku elektronicznie. Pracownik może skorzystać z systemu kadrowego, jeśli firma go udostępnia. Może też wysłać dokument e-mailem albo przekazać skan wniosku.
To ważna zmiana dla osób, które nie pracują na miejscu, przebywają na zwolnieniu lekarskim, opiekują się dzieckiem albo nie mają możliwości szybkiego dostarczenia dokumentów osobiście. W wielu przypadkach wystarczy elektroniczne przesłanie dokumentu do pracodawcy, bez dodatkowego donoszenia papierowej wersji.
Jak złożyć wniosek, gdy świadczenie wypłaca ZUS?
Jeżeli zasiłek wypłaca ZUS, dokumenty można złożyć papierowo, tak jak dotychczas. Nadal więc możliwe jest dostarczenie wniosku w tradycyjnej formie.
Druga możliwość to forma elektroniczna. Wniosek można przesłać przez platformę PUE/eZUS albo na adres do doręczeń elektronicznych. W takim przypadku dokument musi być podpisany w odpowiedni sposób. Można użyć podpisu zaufanego, podpisu kwalifikowanego albo podpisu osobistego.
To oznacza, że samo wysłanie zwykłego pliku bez właściwego podpisu może nie wystarczyć, jeśli sprawa trafia bezpośrednio do ZUS. Przy elektronicznym kontakcie z Zakładem trzeba dopilnować, aby dokument spełniał wymogi formalne.
PUE/eZUS i doręczenia elektroniczne. Co trzeba wiedzieć?
PUE/eZUS to platforma, przez którą można załatwiać wiele spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi. Przy zasiłkach wypłacanych przez ZUS wniosek elektroniczny można złożyć właśnie tą drogą. Alternatywą jest adres do doręczeń elektronicznych.
W praktyce najważniejsze są dwa elementy: właściwy kanał złożenia dokumentu i podpis. Jeżeli wniosek składany jest elektronicznie do ZUS, powinien być podpisany podpisem zaufanym, kwalifikowanym albo osobistym. Dzięki temu ZUS może potwierdzić, kto składa dokument, i nadać sprawie dalszy bieg.
Dla osób, które regularnie kontaktują się z ZUS, elektroniczna forma może być wygodniejsza niż papier. Pozwala uniknąć wizyty w placówce, drukowania dokumentów i wysyłki tradycyjną pocztą.
Co jeśli wniosek trafi do złego płatnika?
Nowe zasady mają też zabezpieczać osoby, które złożą wniosek nie tam, gdzie powinny. Może się zdarzyć, że pracownik przekaże dokument pracodawcy, choć w jego przypadku zasiłek wypłaca ZUS. Taki wniosek nie powinien przepaść.
Jeżeli pracodawca nie jest płatnikiem zasiłku, ma obowiązek przekazać dokument do ZUS. Może zrobić to papierowo albo elektronicznie jako załącznik. To istotne ułatwienie, bo pracownik nie musi zaczynać całej procedury od początku tylko dlatego, że dokument trafił najpierw do firmy.
Ważna zasada dotyczy także duplikowania dokumentów. Jeśli wniosek został już wysłany elektronicznie, nie trzeba dodatkowo dosyłać papierowej wersji. To ma ograniczyć zbędny obieg dokumentów i skrócić formalności.
Pracownik nie musi zawsze sam ustalać wszystkiego od nowa
Dla pracowników najważniejsza jest praktyczna konsekwencja zmian: wniosek złożony w nieodpowiednim miejscu nie oznacza automatycznie problemu. Jeżeli dokument trafi do pracodawcy, który nie wypłaca zasiłku, firma powinna przekazać go do ZUS.
Nie oznacza to jednak, że nie warto sprawdzić, kto w danej sytuacji obsługuje świadczenie. Im szybciej wniosek trafi do właściwego płatnika, tym sprawniej może zostać rozpatrzony. Osoby zatrudnione w większych firmach najczęściej będą składały dokumenty u pracodawcy. Osoby pracujące w mniejszych zakładach częściej będą kierowane do ZUS.
W razie wątpliwości warto zapytać kadry lub dział płac, kto wypłaca zasiłki w danej firmie. Ta informacja pozwala od razu wybrać właściwą drogę złożenia wniosku.
Zasiłki po nowemu. Co dokładnie zmienia się od 1 lipca?
Najważniejsza zmiana polega na dopuszczeniu prostszych form składania dokumentów. Gdy zasiłek wypłaca pracodawca, wniosek można złożyć papierowo albo elektronicznie: przez system kadrowy, e-mail lub jako skan. Gdy świadczenie wypłaca ZUS, dokument można nadal złożyć papierowo albo elektronicznie przez PUE/eZUS lub doręczenia elektroniczne, z odpowiednim podpisem.
Zmienia się też podejście do obiegu dokumentów. Jeśli pracownik złoży wniosek u pracodawcy, który nie jest płatnikiem zasiłku, dokument powinien zostać przekazany do ZUS. Jeśli wersja elektroniczna została już wysłana, nie ma potrzeby składania tego samego dokumentu jeszcze raz na papierze.
To szczególnie ważne w sprawach zasiłkowych, w których liczy się termin i kompletność dokumentów. Elektroniczny obieg może ograniczyć opóźnienia, zwłaszcza gdy pracownik jest chory, sprawuje opiekę albo nie może szybko pojawić się w firmie.
Na co trzeba uważać przy składaniu wniosku o zasiłek?
Uproszczenia nie oznaczają, że można pominąć wymogi formalne. Trzeba pamiętać, kto wypłaca zasiłek, jaką formę dokumentu akceptuje dany płatnik i czy wniosek wymaga podpisu elektronicznego.
Jeżeli dokument trafia do pracodawcy, możliwe są rozwiązania firmowe, takie jak system kadrowy, e-mail albo skan. Jeżeli dokument trafia do ZUS, elektroniczny wniosek powinien być podpisany podpisem zaufanym, kwalifikowanym albo osobistym.
Warto też zachować potwierdzenie wysłania dokumentu. Przy e-mailu może to być kopia wiadomości. Przy systemie kadrowym - potwierdzenie z systemu. Przy PUE/eZUS - urzędowe potwierdzenie lub informacja o wysłaniu dokumentu. To może mieć znaczenie, jeśli później pojawi się pytanie o termin złożenia wniosku.
Dla kogo zmiany będą najważniejsze?
Najbardziej odczują je osoby, które często korzystają ze świadczeń z ubezpieczenia społecznego albo mają utrudniony kontakt z pracodawcą lub ZUS. Dotyczy to między innymi osób na zwolnieniu lekarskim, rodziców ubiegających się o zasiłek opiekuńczy, pracowników zdalnych, osób pracujących poza miejscem zamieszkania i tych, którzy nie mogą łatwo dostarczyć papierowych dokumentów.
Zmiany mogą też pomóc działom kadr i płac, bo część dokumentów będzie można obsłużyć elektronicznie. Mniej papierowych wniosków oznacza prostszy obieg dokumentacji i mniej sytuacji, w których pracownik musi dostarczać ten sam dokument kilka razy.
Wniosek o zasiłek od 1 lipca 2026 r. Najkrótsza instrukcja
Jeśli zasiłek wypłaca pracodawca, wniosek składa się w firmie. Można zrobić to papierowo z własnoręcznym podpisem albo elektronicznie przez system kadrowy, e-mail lub skan dokumentu.
Jeśli zasiłek wypłaca ZUS, wniosek można złożyć papierowo albo elektronicznie przez PUE/eZUS lub adres do doręczeń elektronicznych. Dokument elektroniczny musi być podpisany podpisem zaufanym, kwalifikowanym albo osobistym.
Jeśli wniosek trafi do pracodawcy, który nie wypłaca zasiłku, firma powinna przekazać dokument do ZUS. Jeśli wniosek został wysłany elektronicznie, nie trzeba już dosyłać papierowej wersji.
